Dateinamensschema in der Medienproduktion

Von Dr. Marc M. Batschkus

Zu den robustesten Metadaten gehört der Dateiname. Er kann sogar zwischen unterschiedlichen Betriebssystemen und Dateisystemen ausgetauscht werden. Der Dateiname ist die einzige Metadateninformation, die jederzeit verfügbar ist. Er ist unabhängig von einer Datenbank, einem Katalog, Asset-Management Software, App der einem anderen Mechanismus, der Metadaten verwalten kann. Mit dem Dateinamen kann es gelingen, dass jemand die Bedeutung einer Datei erkennt, selbst wenn sie isoliert, falsch abgelegt oder an einen anderen Ort übertragen wurde. Daher ist es von fundamentaler Bedeutung ein solides und intelligentes Dateinamensschema bzw. Benennungsschema (besonders) für Mediendaten zu erstellen. Konsistenz ist bei Metadaten ein Schlüsselbegriff und besonders wichtig. Metadaten sind die Grundlage für den Workflow, das Suchen und Teilen von Dateien mit Partnern. Der Dateinamen ist der Startpunkt für alles.

Jede Firma hat ihren eigenen Produktionsablauf und daher können folgende Regeln immer nur hinweise geben. Das Dateinamensschema sollte die Jeweilige Produktion optimal unterstützen und die dort wichtigen Kriterien widerspiegeln. Daher können (und sollen) folgende Regeln auch an diese Erfordernisse angepasst werden. Die konsequente Anwendung der dadurch entwickelten individuellen Regeln ist allerdings in jedem Falle von grösster Bedeutung. Nur konsequente und konsistente Dateinamen sind auf Dauer hilfreich und entfalten das gesamte Potential.

Einen Dateinamen erstellen

Die einzelnen Bestandteile eines Dateinamens sollten nach ihrer Wichtigkeit geordnet werden. Wenn das Datum für einen Produktionsablauf von Bedeutung ist, dann sollte es voran gehen und den Anfang des Dateinamens bilden.

Alle anderen Elemente sollten vom Allgemeinen zum Spezifischen geordnet werden.

(Datum) (allgemeine Kategorie) (Unterkategorie) (Unter-Unterkategorie) (Nummerierung) etc. 

Sonderzeichen

Unterschiedliche Betriebssysteme und Dateisysteme unterstützen unterschiedliche Sonderzeichen. Es ist daher sinnvoll alle Sonderzeichen zu vermeiden, die nicht überall verfügbar sind. 

Diese umfassen “ “ (Leerzeichen) sowie / : * ? “ | [ ] & $

Leerzeichen werden in manchen Betriebssystemen durch “” ersetzt, was Dateinamen, die Leerzeichen enthalten schwer lesbar macht.

Leerzeichen sollten daher durch “_” Unterstiche ersetzt werden und dazu benutzt werden, um Kategorien zu trennen.

20210623_produktion_titel_kunde.mov

Auch alle weiteren außergewöhnlichen Zeichen werden ebenfalls von manchen Plattformen nicht unterstützt und sollten daher vermieden werden.

Copyright © und trademark TM sollten ebenfalls vermieden werden.

Bindestriche “-“ können verwendet werden, um Worte innerhalb eine Kategorie zu trennen:

20210623_produktion_titel_mercedes-benz.mov

Manche Betriebssysteme unterscheiden Groß- und Kleinschreibung. Manche tun das nicht. Um Konflikte zu vermeiden sollten nur Kleinbuchstaben verwendet werden.

Falls doch Groß- und Kleinschreibung verwendet wird, dann sollte dies in “üblicher” Form gesehen, d.h. wie im Wörterbuch. Das verbessert die Lesbarkeit von Dateinamen. Da die konsequente Einhaltung aller Regeln bei Metadaten besonders wichtig ist, sollten die Regeln für Groß- und Kleinschreibung eindeutig festgelegt werden.

Zahlen, Datum und Sortierung

Falls das Datum für den Arbeitsablauf von Bedeutung ist, sollte es auch teil des Dateinamens sein. Damit dabei die Darstellung und Sortierung auch so funktioniert wie man sich das wünscht (also von alt zu neu oder umgegehrt), muss das Format eine möglichst robuste und technisch sinnvolle Form haben. Besonders, wenn das Datum am Anfang des Dateinamens steht, soll es auch sinnvoll sortierbar sein. Daher muss das folgende Format zum Einsatz kommen: JAHR-MONAT-TAG wobei das Jahr vierstellig angegeben ist:

2016-06-23

oder

20160623

für den 23.3.2022

Aus dem selben Grund sollten auch Zahlen mit vorausgehenden Nullen verwendet bzw. ergänzt werden, um konsistente Lesbarkeit und Sortierung zu ermöglichen.

Seien sie dabei großzügig mit der Anzahl der vorausgehenden Nullen, da dies später nicht mehr geändert werden kann. Dabei sind sechs Stellen für alle ausser den allergrößten Produktionsabläufen wohl ausreichend (diese benötigen manchmal sieben oder sogar acht Stellen).

20160623_000134.jpg

Einmalige/eindeutige Dateinamen

Verwenden sie einzigartige Dateinamen, d.h. dass jeder Dateinamen nur ein einziges Mal existiert (wie z.B. eine Telefonnummer). Auf diese Weise kann innerhalb des Arbeitsablaufes jede Datei einfach identifiziert werden. Auch, wenn die Datei an eine Partnerfirma verschickt wird, so reduziert sich damit das Risiko einer Verwechslung drastisch (im Gegensatz zu z.B. 0123.jpg). Der Abgleich mit anderen Dateisystemen, der Import oder Export von Dateien kann sogar ausschließlich mit eindeutigen Dateinamen möglich sein.

Je nach Arbeitsfluss kann das Datum allein den Dateinamen bereits eindeutig machen. Ein zusätzlicher Zeiteintrag kann hilfreich sein, wenn zahlreiche Dateien an einem Tag erzeugt werden. Das macht jede Datei einzigartig und unverwechselbar. 

Verwenden sie HHMMSS im 24-Stunden-Format, beispielsweise:
132000 für 13.20h 0s

In Umgebungen mit zahlreichen Nutzern kann es sinnvoll sein den Namen der Person, die die Datei erstellt hat einzubeziehen:

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Dateiendungen

Aus Kompatibilitätsgründen ist es sinnvoll Dateiendungen mit nur drei Buchstaben zu verwenden, z.B.:

• .tif statt .tiff
• .aif statt .aiff

Example of a sophisticated and flexible  naming scheme for broadcast production:

(prefix)_(program)_(name)_(version)_(date).(extension)

Beispiel eines effektiven und flexiblen Dateinamensschemas aus der Fernseh- und Medienproduktion: 

• abgenommen für Sendung,
• produktion (=Verzeichnis),
• editing projekt,
• graphik,
• roh material,
• serie,
• live aufnahme,
• training
• xtest

Zum Beispiel:

e_naturalwonders_amazon_V03_20190623.mov

Das bedeutet:

• Editing Projekt: Naturwunder
• Name: Amazonas
• Version 3
• vom 23.6.2021

Selbstverständlich kann dieses Schema modifiziert und an die eigenen Erfordernisse angepasst werden.

Zusammenfassung

Der Dateiname stellt einen wichtigen Bestandteil der Metadaten im Produktionsablauf dar. Ein effizientes Dateinamensschema bzw. Benennungsschema steigert die Produktivität und reduziert gleichzeitig die Fehlerrate. Es unterstützt sogar die Zusammenarbeit mit Partnerfirmen und natürlich auch mit jedem, der mit den Dateien Jahre später arbeiten soll. Eine umsichtige Erstellung dieses Schemas und konsequente Einhaltung zahlen sich sofort und noch viele Jahre später aus.

Dieser Artikel erschein zuerst in: Marc M. Batschkus. “Data Management, Backup and Archive for Media Professionals.” Marc M. Batschkus, 2016. iBooks. 

https://books.apple.com/us/book/data-management-backup-archive-for-media-professionals/id850538526